Email Erstellen

Eine E-Mail richtig verfassen!

Bei herkömmlichen Briefen weiß wohl jeder, dass es bestimmte Formalien einzuhalten gilt, aber auch beim Email erstellen sollten einige Dinge beachtet werden. Zunächst einmal sollte man sich darüber im Klaren sein, wer der Empfänger der Mail sein wird. Im Freundeskreis sind E-Mails eher formlos. Schreibt man allerdings an ein Unternehmen, bei dem man nicht weiß, wer der zuständige Sachbearbeiter ist, sollte man die Begrüßungsfloskeln so allgemein und so höflich wie möglich halten. Kennt man hingegen den genauen Ansprechpartner, dann sollte man diesen auch persönlich anschreiben.

Doch es gibt noch weitaus mehr Punkte, die Sie beim Verfassen einer E-Mail, die sich im Gegensatz zur althergebrachten Post oder SMS ja kostenlos erstellen und versenden lässt, im Hinterkopf behalten sollten.

E-Mail: Anbieter und Software

Oft werden E-Mails als bloßer Text ohne zusätzliche Formatierungen verfasst. Selbst dann, wenn man sich die Mühe gibt, im HTML-Layout eine Email zu erstellen, ist nicht sicher, ob das E-Mail-Programm des Empfängers diese Mail auch tatsächlich wie gewünscht darstellt. Darum sollten Sie Ihre Mails grundsätzlich so erstellen, dass sie auch im Text-Format gut strukturiert und lesbar sind. Sie sollten daher, wenn Sie eine neue Mail verfassen, Ihren Text in Absätze gliedern. Sehr übersichtlich ist es, die Absätze durch eine Leerzeile zu trennen. Denken Sie auch daran, dass im Smartphone-Zeitalter der Empfänger möglicherweise unterwegs auf einem mobilen Gerät seine Mails liest und somit eher kurze prägnante Mitteilungen bevorzugt.

Email erstellen
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Oft werden E-Mails als bloßer Text ohne zusätzliche Formatierungen verfasst.

Kopie und Blindkopie

Bevor Sie eine E-Mail senden, sollten Sie überprüfen, ob Sie auch den richtigen Empfänger in das entsprechende Feld eingetragen haben. Möchten Sie, dass eine weitere Person diese Mail zur Kenntnis nimmt, dann müssen Sie die E-Mail-Adresse jener Person in das CC-Feld eingeben. Für sogenannte Blindkopien, also Kopien, ohne dass der eigentliche Empfänger davon Kenntnis erlangen kann, dass eine weitere Person ebenfalls jene Mail erhalten hat, gibt es das BCC-Feld. Gerade, weil das Versenden von E-Mails ja gratis ist, wird man gelegentlich mit Mitteilungen überhäuft, die sich beim Lesen als eher unwichtig herausstellen. Insbesondere, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, sollten Sie daher den E-Mail-Knigge beherzigen und sorgfältig überlegen, wer alles im Empfänger-Feld stehen soll und einmal kurz checken, ob sich nicht eine Adresse hineingemogelt hat, die dort eigentlich nicht stehen müsste.

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