Exchange Hosting

Professionelle E-Mail-Verwaltung: Wann lohnt sich Exchange Hosting?

Für den Austausch und die Verwaltung ihrer E-Mails, Kalender und Termine einschließlich Groupware unterhalten viele Firmen unternehmenseigene E-Mail-Server. Der Vorteil: Man ist unabhängig und kontrolliert wichtige Kommunikationswege selbst. Der Nachteil: Die Anforderungen an Hard- und Software der Server wachsen kontinuierlich, und nicht in jedem Unternehmen gibt es dafür qualifizierte Mitarbeiter. Der Aufwand ist zum Teil erheblich und der sichere Betrieb des Servers kann nicht garantiert werden. Die regelmäßige Migration auf neue Server (etwa von Windows Hosted Exchange 2010 auf die Version 2013) ist aufwändig und führt zu vierstelligen Kosten.

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Für sehr große Firmen mit eigenem Rechenzentrum ist der Eigenbetrieb des E-Mail-Servers häufig sinnvoll und machbar, Unternehmen bestimmter Branchen sind sogar aus Gründen des Datenschutzes dazu verpflichtet. Dazu gehören etwa Krankenhäuser, die mit sensiblen Daten arbeiten.

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Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist Exchange Hosting (auch Hosted Exchange genannt) eine gute Alternative.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist hingegen Exchange Hosting (auch Hosted Exchange genannt) eine gute Alternative. Exchange ist ein E-Mail-Server von Microsoft. Man kann Exchange als Programm kaufen und dann einen eigenen Server damit einrichten und betreiben. Einfacher ist es, sich Exchange Hosting zu mieten. In diesem Fall mietet man sich einen Server, auf dem Exchange bereits installiert ist. Man zahlt dann einfach einen festen monatlichen Betrag für sein Exchange-E-Mail-Postfach.

Freiberuflern zum Beispiel fehlt meist schlicht die Zeit, sich mit Hard- und Software, Updates und Patches auseinanderzusetzen. Diese Aufgaben können sie an den Hosting-Anbieter delegieren. Dieser unterhält die gesamte Infrastruktur und ist zuständig für Aktualisierung und Wartung sowie für die Synchonisation der Daten auf sämtlichen Endgeräten, Datenschutz und Datensicherheit. Außerdem muss er garantieren, dass die gemieteten Server ständig zur Verfügung stehen. Grundlage dafür ist ein Cloud-System. Für die Verbindung zwischen Server und den Clients werden RPC (Remote Procedure Calls) genutzt.

Exchange Hosting besitzt noch weitere Vorteile im Vergleich zum eigenen E-Mail-Hosting: Gehen Endgeräte verloren oder werden beschädigt, sind damit nicht gleich die Daten weg. Außerdem sind die Angebote gewöhnlich skalierbar, das heißt, die Zahl der gemieteten Nutzerplätze kann problemlos von derselben Domain hinzugebucht oder gekündigt werden. Häufig stellen die Anbieter Gruppenkalender und Gruppenpostfächer zur Verfügung, die es in einem lokal installierten System nicht gibt. Neue Mails und Termine werden aktiv gepusht, d. h. sofort und automatisch auf alle Endgeräte verteilt, und zwar entweder per ActiveSync, in den neueren Windows-Versionen (ab Windows 7) mit dem Windows Mobile Gerätecenter.

Bevor man einen Vertrag abschließt, lohnt sich ein Angebots- und Preisvergleich. Zu den Vergleichskriterien gehören Anzahl und Größe der Postfächer und auch die des Speichers. Diese variiert zwischen wenigen Gigabyte und mehreren Terabyte. Viele, aber längst nicht alle Angebote enthalten eine Traffic-Flatrate. Zu berücksichtigen sind auch Skalierbarkeit, Vertragslaufzeiten und Datensicherheit und natürlich durch den mitgebuchten Support.

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