Die besten E-Mail-Anbieter

Die 1&1 IONOS ist einer der deutschen Branchenriesen in Sachen Internet und Webhosting. Neben Webspace und E-Mails kann auch der eigentliche Internetanschluss direkt von 1&1 bestellt werden. Eine eigene E-Mailadresse mit .de Endung bietet 1&1 in drei verschiedenen Paketen an. Während das günstigste Angebot 20 Postfächer umfasst, erhält der Kunde beim Premiumangebot 100 Postfächer sowie 50 GB Webspace.

Das günstigste Angebot richtet sich vor allem an Kunden, die zum ersten Mal eine eigene Webseite betreiben wollen und hierfür eine passende E-Mailadresse benötigen. Diese Kunden erhalten von 1&1 gegen einen geringen monatlichen Betrag eine E-Mailadresse im Format [email protected] mit 20 Postfächern sowie die kostenlose Nutzung des 1&1 Homepage Baukastens für bis zu fünf Seiten.

Wer bereits Erfahrungen als Webmaster gesammelt hat, dürfte mit dem Angebot 1&1 Basic gut fahren. Neben hundert Postfächern für die eigene E-Mail-Domain bietet das Paket auch noch 50 Gigabyte Webspace sowie die Verwendung des 1&1 Homepage Baukastens für zwei Projekte mit je zwanzig Internetseiten.

Weiter zu 1&1 IONOS

Wix

Wix bietet eine Komplettlösung für den Start, die Verwaltung und das Wachstum Ihres Unternehmens im Internet. Mit Wix können Sie Ihre Website, Ihre Kundenbeziehungen, Ihr Marketing und Ihre E-Mails an einem Ort verwalten.

Bei den meisten Wix Premium-Plänen ist eine kostenlose Domain enthalten. Zusätzlich können Sie eine Mailbox mit personalisierten E-Mail-Adressen kaufen und diese mit Ihrer Domain verbinden.

Mailboxen von Wix werden sicher von Google gehostet und Sie erhalten die wesentlichen Google Workspace Tools mit Ihrer Wix E-Mail-Box. Google Workspace wurde für Unternehmen entwickelt und enthält eine Reihe von Business-Services, die in den kostenlosen Google-Apps für Privatkunden nicht enthalten sind. Zu diesen Services gehören eine benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adresse, zusätzlicher Cloud-Speicher in Google Mail und Drive, zusätzliche Sicherheitsoptionen wie die zweistufige Authentifizierung und SSO, administrative Kontrollen für Nutzerkonten und mehr.

Die E-Mail-Lösung von Wix bietet eine werbefreie individuelle E-Mail-Adresse, Kalender- und Kollaborationstools, Live-Videokonferenzen und Chat sowie Cloud-basierten Speicher.

Weiter zu Wix

Checkdomain

Checkdomain ist ein Internetanbieter mit über 15 Jahren Erfahrung. Er bietet ferner Shared Hosting, Server, Website-Builder und SSL-Zertifikate für über 200.000 Kunden an. Das Unternehmen hat sein Rechenzentrum in Deutschland. Die checkdomain-Website ist in Deutsch und Englisch.

In jedem Webhosting-Paket von Checkdomain sind mehrere Domains enthalten, die Sie ohne zusätzliche Kosten registrieren können. Um herauszufinden, welche Top-Level-Domains Ihnen kostenlos zur Verfügung stehen, klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link unten.

Zu Ihrer Domain passende eigene E-Mail-Adressen werden dabei von Checkdomain automatisiert angelegt. Sie können je nach Paket zwischen 100 und einer unbegrenzten Anzahl von Postfächern wählen. So können Sie beispielsweise für jeden Mitarbeiter ein eigenes Postfach anlegen. Weiterhin können jedem E-Mail-Postfach mehrere E-Mail-Adressen (Aliase) hinzugefügt werden.

Weiter zu Checkdomain

Google Mail/Gmail

Google Mail, auch bekannt unter dem Namen GMail, wird vom Internetgiganten Google angeboten. Ursprünglich lauteten die Adressen des Free Mail Angebots auf [email protected] Aufgrund eines Rechtsstreits mit einer bereits existierenden Firma namens GMail wurden die Adressen in Deutschland zunächst auf @googlemail.com geändert. Seit dem Kauf der Namensrechte durch Google haben deutsche Nutzer die Wahl zwischen @gmail.com und @googlemail.com

Zum Start des Free Mail Angebots von Google war vor allem der enorme Speicherplatz von mehreren Gigabyte ein Vorteil gegenüber den meisten anderen Angeboten. Der Speicherplatz wächst täglich an, mittlerweile können die Nutzer auf 15 GB zugreifen, das ist mehr als genug selbst für sehr viele E-Mails mit sehr großen Dateianhängen. Selbst wenn das Limit des Speicherplatzes erreicht werden sollte, können nach wie vor E-Mails über GMail abgerufen werden. Allerdings werden dann nach und nach die ältesten Nachrichten gelöscht.

Der Funktionsumfang von GMail gehört zu den größten unter den Free Mail Anbietern. Die über den Browser nutzbare Benutzeroberfläche ist aufwendig programmiert aber intuitiv zu bedienen, E-Mails werden mittels intelligenter Filter automatisch sortiert und geordnet. Auch der Spamfilter von Google Mail ist sehr effektiv und macht zusätzliche Programme für diese Aufgabe entbehrlich. Die E-Mails von Google Mail können über jeden Mail-Client abgerufen und verschickt werden.

Weitere Highlights der GMail-Weboberfläche sind die Möglichkeit, versehentlich gesendete E-Mails abzufangen bzw. innerhalb einer kurzen Zeitspanne rückgängig zu machen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tastaturkürzel für Google Mail, mit denen sich die Arbeit mit dem Dienst noch einfacher gestaltet. Google bietet auch einen Kalender an, der sich einfach in E-Mails integrieren lässt und man kann bspw. Termine aus E-Mail-Nachrichten einfach im Kalender hinzufügen.

Lediglich die Verwendung von Tags statt Ordnern ist gewöhnungsbedürftig und führt teilweise zu Problemen, wenn man mit einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird auf seine Mails zugreift. Eine weitere Funktion, die Google jedoch auch viel Kritik einbrachte, ist das Scannen von E-Mails nach bestimmten Schlagwörtern, die dann als Basis für individualisierte Werbung dienen. Unterm Strich ist Google Mail aber eine der besten kostenlosen E-Mail-Lösungen.

Weiter zu Google Mail »

Microsoft/Outlook.com

Bevor Google mit Google Mail die Vorreiterrolle unter den Free Mail Anbietern übernehmen konnte, war Microsoft unangefochtener Marktführer im Bereich Webmail. Diese Stellung verdankte der amerikanische Konzern vor allem dem Kauf der Firma Hotmail. Hotmail war der erste Free Mail Anbieter, dessen Funktionsumfang mit kommerziellen Angeboten mithalten konnte und dient bis heute anderen Webmail Angeboten als Vorbild. Im Jahr 2013 hat Microsoft Hotmail dann grundlegend modernisiert und unter dem Namen Outlook.com neu gestartet.

Eines der besonderen Merkmale von Outlook.com ist die Möglichkeit, den Account mit anderen E-Mail-Accounts zu verknüpfen. Dadurch können Sie in Outlook.com mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig verwenden. Verwenden Sie zum Beispiel eine E-Mailadresse von GMail, können Sie die entsprechenden E-Mails in Ihrem Outlook.com Konto empfangen und mit der GMail E-Mailadresse als Absender verschicken.

Darüber hinaus ist Outlook.com eng an die Office Produkte aus dem Hause Microsoft angebunden. Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, per E-Mail empfangene Office Dateien direkt im Posteingang bearbeiten zu können, ohne das entsprechende Office Programm öffnen zu müssen. Wie bei der Outlook Software für den PC sind auch beim Free Mail Angebot von Outlook.com wichtige Produktivitätsfunktionen wie Kalender, Gruppenchats und besondere E-Mail-Funktionen enthalten.

Web.de

Das Unternehmen Web.de gehört zu den größten deutschen Free Mail Anbietern im Internet. Ursprünglich handelte es sich bei dem Angebot um ein sogenanntes Webverzeichnis, einen Vorläufer moderner Suchmaschinen wie Google. Nach und nach spezialisierte sich Web.de immer mehr auf Dienstleistungen wie E-Mail und Chats.

Grundsätzlich kann Web.de als Free Mail Anbieter bezeichnet werden, denn die Mitglieder erhalten eine kostenlose E-Mailadresse und Speicherplatz auf den Mailservern von Web.de. Neben der Gratismitgliedschaft bietet Web.de jedoch auch ein kostenpflichtiges Abomodell mit mehr Speicherplatz und zusätzlichen Funktionen an. Hier ist zu beachten, dass diese Funktionen bei der großen amerikanischen Konkurrenz ebenfalls kostenlos angeboten wird. Auch der Speicherplatz fällt mit 500 Megabyte im Vergleich zu den 15 Gigabyte von beispielsweise Google Mail sehr dürftig aus. Dafür ist Web.de im Gegensatz zur amerikanischen Konkurrenz an deutsche Datenschutzgesetze gebunden.

Die große Mehrheit der Nutzer von Web.de nimmt das kostenlose Angebot in Anspruch. Das liegt vor allem daran, dass die gegen eine Monatsgebühr erhältlichen Funktionen nicht wirklich nötig sind und bei der Konkurrenz kostenlos angeboten werden. Seit einiger Zeit bietet Web.de auch die Möglichkeit, einige der Premiumfunktionen kostenlos nutzen zu können, wenn dafür eine Symbolleiste im Browser installiert wird.

GMX

Das deutsche Unternehmen GMX gehörte zu den deutschen Internetgiganten der ersten Stunde. Ende der 90er Jahre war der Dienst als Webportal gestartet und bot auf seiner Internetseite aktuelle Nachrichtenmeldungen, Spiele und ein Webverzeichnis. Etwa gleichzeitig mit dem ehemaligen Konkurrenten Web.de wurde ein Webmail Service eingeführt, bei dem die Mitglieder eine kostenlose E-Mailadresse mit der Endung @gmx erhielten. Mittlerweile werden auch kostenpflichtige Premiumdienste angeboten.

Das kostenlose Angebot GMX Freemail beinhaltet 1 GB Speicherplatz für E-Mails sowie ein weiteres Gigabyte für Dateien und den Versand von 10 kostenlosen SMS im Monat. Der Speicherplatz kann mit den kostenpflichtigen Angeboten GMX ProMail und GMX TopMail auf insgesamt 20 Gigabyte für E-Mails und Daten sowie 100 Gratis-SMS erweitert werden. Die beiden Premium-Mitgliedschaften beinhalten außerdem eine individuelle Domain. Der Nutzer kann statt der Endung @gmx.de also eine vollständig selbst bestimmte E-Mailadresse nutzen.

Ein Hauptgrund für den Erfolg von GMX als E-Mail-Anbieter im deutschsprachigen Raum sind vor allem die Sonderfunktionen, die bei den meisten anderen Free Mail Angeboten fehlen. So können die GMX-Mitglieder etwa einen Instant Messenger herunterladen und in Echtzeit mit Freunden kommunizieren. Auch die in den Mitgliedschaften inbegriffenen SMS verhalfen dem Unternehmen insbesondere in der Zeit, als Handy Flatrates noch nicht selbstverständlich waren, zum Durchbruch. Heute gehört GMX gemeinsam mit seinem ehemaligen Konkurrenten Web.de zum deutschen Internetkonzern 1&1.

T-Online Freemail

Auch der deutsche Internet-Gigant T-Online ist mit einem eigenen Free Mail Angebot auf dem Markt vertreten. Jeder T-Online Kunde mit einem Internettarif erhält eine kostenlose E-Mailadresse mit der Endung @t-online.de sowie 1 GB Speicherplatz. Neben dem kostenlossen E-Mail Angebot vertreibt T-Online auch eine kostenpflichtige Business-Lösung.

Zwar bleibt das Angebot von T-Online in Sachen Speicherplatz und Zusatzfunktionen deutlich hinter der Konkurrenz aus den USA zurück, dafür können sich die Nutzer darauf verlassen, dass ihre Daten relativ sicher sind. Denn T-Online unterliegt im Gegensatz zu amerikanischen Firmen dem sehr strengen deutschen Datenschutzrecht. Zusätzlich werden alle E-Mails kostenlos auf Viren geprüft, ein intelligenter Spam Filter sorgt darüber hinaus für einen sauberen Posteingang.

Mitglieder von T-Online Freemail erhalten zusätzlich 25 Gigabyte Speicherplatz für Fotos, Videos und andere Dateien in der Telekom Cloud. Diese Dateien sind dann rund um die Uhr von jedem Gerät mit Internetanschluss aus erreichbar. Damit eignet sich die Cloud auch hervorragend als Backup-Möglichkeit für wichtige Dateien.

Strato

Wie fast alle anderen Webhoster bietet auch Strato die Möglichkeit, eine separate E-Mail-Adresse mit eigener Wunschdomain zu erstellen. Dafür stehen bei Strato verschiedene Basis- und Premiumpakete zur Auswahl, die sich in Preis und Funktionsumfang unterscheiden. Wie immer sollten Sie auch beim Erstellen einer E-Mailadresse über Strato auf die Mindestvertragslaufzeit achten.

Bereits mit den Basispaketen können sich die Kunden von Strato eine eigene Adresse mit einer individuellen Domain und .de-Endung erstellen lassen. Außerdem erhält der Nutzer Zugriff auf das Webmail Interface von Strato, das mit Widgets und Drag & Drop Aktionen individuelle gestaltet werden kann. Kunden mit einem E-Mail-Basispaket von Strato können mit wenigen Klicks den Funktionsumfang der Premiumpakete einen Monat lang kostenlos testen.

Die Premiumpakete von Strato richten sich vor allem an Kunden, die eine E-Mailadresse für berufliche Zwecke benötigen. Geschäftskunden profitieren dabei von professionell gewarteten Mailservern. Auf Wunsch können auch die Funktionen von Microsoft Exchange genutzt werden. Damit kann die Teamarbeit im Unternehmen wesentlich besser koordiniert werden, etwa durch die Delegation von Teamaufgaben oder die gemeinsame Terminplanung in vernetzten Kalendern.

Telekom

Selbstverständlich bietet auch der Internetgigant Deutsche Telekom E-Mailadressen im Internet an. Diese werden über die Tochterfirma T-Online vertrieben und stehen mit der Endung @t-online.de sowohl als kostenlose Webmail Alternative, als auch als kostenpflichtige Premiumvariante zur Verfügung.

Über die Internetseite von T-Online können sich Nutzer in wenigen Sekunden eine eigene und kostenlose E-Mailadresse mit der Endung @t-online.de erstellen lassen. In diesem Gratisangebot sind die wichtigsten Funktionen eines E-Mailkontos, wie etwa ein grundlegender Spamfilter, bereits enthalten. Neben einem Gigabyte Speicherplatz für Mails erhält der Nutzer auch Zugriff auf die T-Online Cloud, in der bis zu 25 GB an Dateien gerätunabhängig gespeichert werden können.

Gegen eine monatliche Gebühr kann das Angebot von T-Online Webmail mit nützlichen Funktionen erweitert werden. Dazu gehören insbesondere ein voll konfigurierbarer Spamschutz, 15 GB Speicher für E-Mails sowie bis zu 100 GB Cloudspeicher. Darüber hinaus müssen sich die Nutzer nicht mehr mit Werbenachrichten abfinden, die in den Mails der kostenlosen Webmail Variante eingebunden werden.

All-Inkl

All-Inkl ist ein Dienstleister, der sich auf die Vermietung von Webspace und Domains spezialisiert hat. Bei All-Inkl können Sie für eine geringe Jahresgebühr eine eigene Domain mieten, je nach gewähltem Paket sind die entsprechenden E-Mailkonten entweder im Preis inbegriffen oder separat buchbar.

Neben der völlig freien Auswahl der Domain, bei der Sie lediglich durch bereits vergebene Domainnamen beschränkt sind, können Sie bei All-Inkl E-Mailaccounts mit verschiedenen Länderkennungen und internationalen Endungen erstellen. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Ihre Wunschdomain unter der normalen Endung .com oder .de bereits vergeben ist. Allerdings sollten Sie auch in diesem Fall beachten, dass Sie mit der Auswahl Ihrer Domain nicht gegen fremde Markenrechte verstoßen dürfen.

Besonders bekannt und erfolgreich ist All-Inkl durch sein großes Angebot an verschiedenen Webspace Paketen. Bei der Buchung eines dieser Pakete erhält der Kunde in der Regel bereits mehrere Postfächer mit der gewählten Domain sowie nützliche Zusatzfunktionen wie eine Webmail-Oberfläche und einen leistungsstarken Spamfilter. Darüber hinaus können E-Mailadressen auch separat, ohne eines der Webspace Angebote gebucht werden.

Alfahosting

Alfahosting gehört zu den bekanntesten und beliebtesten Webhostern in Deutschland. Auch im Markt rund um die Erstellung von E-Mailadressen ist Alfahosting stark vertreten. Das Angebot an E-Mailkonten und dazugehörigen Adressen ist an die Webhosting Angebote gebunden. Je nach dem gewünschten Tarif erhalten die Nutzer zwischen 2 Gigabyte und 150 Gigabyte Webspace sowie mindestens 100 E-Mailkonten und dazugehörige Adressen.

Der Bestellvorgang auf der Seite von Alfahosting ist betont einfach gehalten. Direkt auf der Startseite können Sie testen, ob Ihre Wunschdomain noch frei ist. Sie bekommen nun die Domain und die entsprechenden Endungen sowie deren Verfügbarkeit nagezeigt. Wenn IhreDomain.de zum Beispiel bereits belegt, IhreDomain.com aber noch frei ist, wird Ihnen diese Alternative übersichtlich dargestellt. Im Anschluss müssen Sie sich nur noch für ein Paket mit E-Mailadressen entscheiden.

HostEurope

HostEurope gehört zu den größten Webhostern in Europa und bietet neben reinen Webspace- und Gesamtpaketen auch einzelne E-Mail-Domains an. Bei den Domains ist eine gewisse Anzahl von Postfächern bereits im monatlichen Preis enthalten. So erhält der Nutzer beim Basispaket 10 E-Mailkonten sowie maximal 100 E-Mailadressen. Das etwas teurere Premiumpaket kommt dagegen auf 300 Konten und 1000 Adressen.

Entscheidungshilfe

Obwohl das eigentliche Prinzip hinter E-Mails sehr einfach ist, sind gerade Neueinsteiger im Internet oft verwirrt, weil es ein großes Angebot von verschiedenen E-Mail-Anbietern und entsprechender Software gibt. Viele Nutzer bleiben einfach bei den E-Mail-Konten, die sie zum Beispiel mit dem Internetanschluss gratis erhalten. Das Problem: Wechselt man zu einem anderen Anbieter, verliert man seine E-Mail-Adresse. Die meistgewählte Alternative ist ein kostenloses E-Mail-Postfach von einem der unzähligen Gratis-Anbieter. Doch auch kostenpflichtige Anbieter haben ihre Berechtigung, da sie nicht nur eine ganze Reihe von zusätzlichen Features anbieten, sondern auch Support und Sicherheit bieten.

E-Mail-Client oder Webmail?

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist wie Sie Ihre E-Mails am liebsten verschicken und versenden möchten. Hier haben Sie im Prinzip die Wahl zwischen Webmail und einem sogenannten E-Mail-Client, also einer Software, die auf Ihrem Computer installiert wird. Mit dem Client können Sie dann auf den E-Mail-Server des Anbieters zugreifen. Bei einer Webmail E-Mailadresse loggen Sie sich über den Browser im System des Anbieter ein und können dort E-Mails versenden, empfangen und lesen. Der einzige Nachteil einer reinen Webmail Lösung besteht in der Regel darin, dass Sie die E-Mails nicht offline erstellen können. In Zeiten von Flatrates, in denen der private Computer ohnehin rund um die Uhr mit dem Internet verbunden ist, ist dieser Nachteil jedoch zu vernachlässigen. Insbesondere dann, wenn Sie regelmäßig viele E-Mails schreiben und lesen, ist die Organisation über einen Client jedoch wesentlich komfortabler. Allerdings hinaus können die meisten Webmail Konten auch über viele Mail-Clients verwaltet werden.

Speicherplatz und Sicherheit

Wie alle anderen Dateien auch, belegen auch E-Mails Speicherplatz auf dem entsprechenden Server. Dadurch entstehen den Anbietern natürlich Kosten. Dennoch werden die meisten E-Mail-Adressen kostenlos angeboten und durch Werbung finanziert oder als Bonus zu einem Internetanschluss oder Webspace zur Verfügung gestellt. Deshalb sollten Sie nicht auf Angebote hereinfallen, die für einen normalen E-Mail-Account Geld verlangen. Einige Anbieter bieten bereits kostenlose E-Mail-Konten mit mehreren Gigabyte Speicherplatz. Auch die Sicherheit Ihrer E-Mails sollte bei der Wahl eines Anbieters berücksichtigt werden. In Zeiten von Geheimdienstaffären und Computerhackern müssen die Anbieter besondere Vorkehrungen treffen, um Ihre Privatsphäre zu schützen. Alleine darauf sollten Sie sich jedoch nicht verlassen und keine zu persönlichen Details mit E-Mails verschicken.

POP3

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre E-Mails mit einem E-Mail-Client zu verwalten, müssen Sie in der Software zunächst den Mailserver einstellen. Bei diesem Schritt werden Sie oft auf den Begriff POP3 stoßen. Dabei handelt es sich um die dritte Version des sogenannten Post Office Scripts, das für die Kommunikation zwischen Mailserver und E-Mail-Client zuständig ist. Alle Mailserver im Internet unterstützen diesen Standard. Der entsprechende Servername wird Ihnen entweder von Ihrem E-Mail-Provider mitgeteilt oder lässt sich bei den Webmail Angeboten, die E-Mail-Clients unterstützen, auf der Internetseite ablesen.

Alt, aber zuverlässig

Der bis heute für das Versenden und den Empfang von E-Mails zuständige Standard POP3 wurde bereits 1988 in seiner heutigen Form entwickelt. Zwar fehlen POP3 einige Funktionen, die ursprünglich mit POP4 nachgereicht werden sollten, allerdings wurde dies durch die später veröffentlichte Ergänzung durch das IMAP Protokoll überflüssig. Seit 2003 liegt die Entwicklung von POP4 deshalb auf Eis, weshalb damit zu rechnen ist, dass POP3 auf lange Zeit gültig bleiben wird.

Vorteile und Nachteile

Der größte Vorteil von POP3 liegt in seiner Einfachheit, weshalb das Protokoll problemlos auf jedem Server angeboten werden kann. Darüber hinaus ist POP3 kaum anfällig für Fehler und bei der Erledigung seiner Aufgaben, nämlich dem Versenden und Abholen von E-Mails an den oder vom Mailserver, sehr zuverlässig. Im Vergleich zu früheren Versionen des POP Protokolls spricht für POP3 auch die Tatsache, dass keine ständige Verbindung zwischen Client und Server vorhanden sein muss. Stattdessen nimmt der Client nur bei Bedarf Kontakt zum Server auf und lädt alle zur Verfügung stehenden Mails herunter oder die im Postausgang wartenden Mails hoch. Ein großer Nachteil von POP3 stellt jedoch die mangelnde Sicherheit der Kommunikation dar. Denn die Logindaten des Mailaccounts werden zwischen Client und Mailserver unverschlüsselt im Klartext übertragen. Außerdem ist eine Synchronisierung mehrerer Mail Konten über POP3 nicht möglich.

IMAP

IMAP ist ein in den 80er Jahren entwickeltes Netzwerkprotokoll, das die Eigenschaften von POP3 um einige nützliche Funktionen erweitert. So litt der POP-Standard vor allem darunter, dass eine Synchronisation zwischen Client und Server oder mehreren Clients nicht stattfand. Ebenfalls wurden E-Mails nach dem Download vom Server dort gelöscht. Wurde der Computer nun beschädigt oder ging verloren, hatte der Nutzer ohne Sicherungskopien keine Möglichkeiten mehr, auf die bereits heruntergeladenen E-Mails zuzugreifen.

Vorteile von IMAP

IMAP verlagert die Verwaltung des E-Mail-Kontos dagegen direkt auf den Mailserver. Der Nutzer hat auf dem eigenen PC und in seinem Mail-Client nur noch eine Kopie der E-Mails auf dem Server. Bei einem Festplattencrash oder Computerverlust konnten die E-Mails also einfach wieder neu heruntergeladen werden. Außerdem ermöglichte es die Onlineverwaltung von IMAP, dass in einem Client gelesene Nachrichten auch in allen anderen Clients als gelesen angezeigt werden, die mit dem entsprechenden E-Mail-Konto verbunden sind.

Nachteile von IMAP

Die enge Bindung an den Mailserver durch IMAP bringt allerdings auch Nachteile. So ist eine Internetverbindung zum Lesen selbst von bereits abgerufenen E-Mails zwingend erforderlich. Denn der Client lädt beim ersten Kontakt mit dem Mailserver nur die Metadaten wie Absender und Betreff der E-Mail herunter. Das Lesen des Inhalts erfordert jedoch eine erneute Verbindung. Da mittlerweile die meisten Computer jedoch ohnehin über eine ständige Verbindung mit dem Internet verfügen, stellt dieser Nachteil heute kein großes Problem mehr dar.

Webmail

Der Begriff Webmail wird für E-Mail-Konten verwendet, die direkt im Internet über den Browser verwaltet werden. Die Installation eines Clients, also einer speziellen Software für E-Mails, ist nicht nötig. Außerdem handelt es sich bei Webmail in der Regel um kostenlose Angebote, die oft von Universitäten, Bibliotheken und Firmen, zunehmend aber auch von privaten Firmen im Internet zur Verfügung gestellt werden. Der große Vorteil von Webmail liegt darin, dass Sie von jedem Computer mit einem Internetanschluss aus auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können.

Kostenlose Webmail Adressen

Webmail Adressen verwenden in der Regel den Aufbau [email protected] Während Sie den Namen vor dem @-Symbol frei wählen können, ist die sogenannte Domain nach dem @ normalerweise fest vorgeschrieben. Einige Anbieter bieten Ihnen hier jedoch die Möglichkeit, aus verschiedenen Domains auszuwählen. Mittlerweile verfügen kostenlose Webmail Adressen bereits über viele Features wie Spamfilter, Verschlüsselung und viel Speicherplatz, die noch vor einigen Jahren nur gegen Geld angeboten wurden.

E-Mails für jedermann

Kostenlose Webmail Adressen sind im Internet mittlerweile sehr verbreitet. Das liegt vor allem an der einfachen und schnellen Anmeldung sowie der Unabhängigkeit von einem einzelnen Rechner. Die meisten Anbieter von Webmail Adressen bieten Ihren Kunden allerdings auch die Möglichkeit, über einen Mail-Client auf ihr Konto zuzugreifen. Eine entsprechende Anleitung zur Einrichtung Ihres Kontos finden Sie auf den Internetseiten der Anbieter.

Exchange

Exchange ist eine Softwarelösung für Mailserver der Firma Microsoft. Die Software richtet sich an professionelle Nutzer und insbesondere Unternehmen und soll die Arbeitsabläufe zwischen mehreren Nutzern optimieren. Privatkunden können Microsoft Exchange in der Regel nicht nutzen, allerdings haben diese auch keinen Bedarf am Funktionsumfang der Software.

Microsoft Exchange befasst sich nicht nur mit der Verwaltung von Mails, sondern bietet auch zusätzliche Funktionen für die Terminplanung, Adressverwaltung, das Erstellen und Teilen von Notizen sowie die Abläufe in Arbeitsgruppen. Beispielsweise ist es mit einem Mailserver, auf dem Microsoft Exchange läuft möglich, eine automatische Abwesenheitsnachricht an den Sender einer E-Mail zu schicken. Auch das Delegieren von Mail-Konten und Terminkalendern gehört zum Funktionsumfang von Exchange. Außerdem haben vor allem kleinere Unternehmen seit der Version Office 365 die Möglichkeit, einen Exchange Server direkt bei Microsoft in der Cloud zu betreiben, ohne über eine eigene, professionelle IT-Infrastruktur verfügen zu müssen.

Push-E-Mail

Der Begriff Push-E-Mail dürfte den meisten Nutzern eines Smartphones oder Tablets geläufig sein. Im Prinzip sorgt die Technik dafür, dass die mobilen Endgeräte in ständigem Kontakt zum Mailserver stehen und sofort informiert werden, wenn eine neue E-Mail im Posteingang des Mailservers abrufbar ist.

In den Einstellungen Ihres Smartphones oder Tablets können Sie regeln, wie Ihr Gerät mit Push-E-Mails umgehen soll. So können Sie die Funktion zum Beispiel ganz abschalten. Außerdem können Sie festlegen, ob von neuen E-Mails nur Absender und Betreffzeile heruntergeladen werden, oder ob gleich die ganze Nachricht übertragen werden soll. Wenn Sie Push aktivieren wollen, sollten Sie auf jeden Fall über eine Internet Flatrate für Ihr mobiles Endgerät verfügen, da durch die ständige Verbindung hohe Kosten im Mobilfunknetz entstehen können. Da Push-E-Mails zudem den Akku des Geräts belasten, sollten Sie diese Funktion nur dann aktivieren, wenn Sie sie benötigen.

E-Mail-Software

Bei der Verwaltung ihrer E-Mailkonten bevorzugen vor allen private Nutzer sogenannte Webmail Angebote, bei denen das Postfach direkt über den Internetbrowser erreicht werden kann. Das hat den Vorteil, nicht von einem bestimmten Computer oder einer Software abhängig zu sein. Wer jedoch beruflich auf Mails und deren Organisation angewiesen ist, wird um die Installation eines E-Mail Clients nicht herum kommen. Diese Programme bieten gegenüber Webmailangeboten viele Vorteile.

Vorteile von Clients

Alle heute erhältlichen E-Mailclients unterstützen sämtliche gängigen Protokolle und Standards für die Kommunikation zwischen Computer und Server. Ebenfalls praktisch ist die Möglichkeit, E-Mails auch ohne Internetverbindung erstellen zu können. Lediglich für das Abholen und Versenden wird eine Verbindung benötigt. Darüber hinaus verfügen viele Clients über wichtige Zusatzfunktionen wie etwa einen voll konfigurierbaren Spamfilter, automatisch synchronisierende Kalender oder ein innovatives System zur Verwaltung der Kontakte.

Die Unterschiede

Obwohl alle Mail-Clients mehr oder weniger die gleiche Funktionsweise haben, gibt es unter ihnen doch einige Unterschiede. So richten sich kommerzielle Angebote, insbesondere Outlook von Microsoft, vor allem an professionelle Anwender, während kostenlose Programme wie etwa Thunderbird vor allem Privatanwender als Zielgruppe haben.

Microsoft Outlook

Das Programm Outlook von Microsoft ist wohl der weltweit bekannteste und am häufigsten genutzte E-Mail-Client. Das liegt vor allem daran, dass er als Teil der Office Suite vertrieben wird, die in Unternehmen und Büros mittlerweile unverzichtbar geworden ist. Neben den zahlreichen Funktionen zum Erstellen und Verwalten von E-Mails enthält Outlook noch weitere Features, die einen Produktivitätsgewinn bringen sollen.

Gut organisiert

Im Prinzip können sich die meisten Aufgaben der Büroorganisation alleine mit Outlook erledigt werden. Beispielsweise ist eine leistungsfähige Kalenderfunktion enthalten, die direkt in die Mail-Verwaltung eingebunden ist. Termine aus E-Mails können automatisch in Kalender eingetragen werden, umgekehrt können Sie über den Kalender automatisch Einladungen zu einem bestimmten Termin verschicken lassen.

Exchange für Profis

Noch mehr Funktionen bietet Outlook in Verbindung mit der Mailserversoftware Microsoft Exchange, das mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard gehört. Mit Exchange können über Outlook beispielsweise Aufgaben auf mehrere Teilnehmer verteilt und delegiert werden. Gerade für Firmen, die stark auf Teamwork und Projektarbeit setzen, bietet diese Technik viel Potenzial.

Mozilla Thunderbird

Gemessen an den reinen Nutzerzahlen ist das Programm Thunderbird von Mozilla die derzeit größte Konkurrenz für Outlook. Allerdings richten sich beide Clients an völlig unterschiedliche Zielgruppen. Während Microsoft Outlook vor allem in Unternehmen zum Einsatz kommt, ist Mozilla Thunderbird klar auf Privatnutzer zugeschnitten.

Prinzip

Beim mittlerweile sehr beliebten Browser Firefox ging es der Firma Mozilla darum, eine kostenlose und vor allem unabhängige Alternative zum damals quasi konkurrenzlosen Internet Explorer von Microsoft zu schaffen. Auch mit Thunderbird greift Mozilla den amerikanischen Softwaregiganten bezüglich dessen Vormachtstellung an. Thunderbird ist im Vergleich zu Outlook wesentlich kleiner und schneller, bietet zwar weniger Funktionen als der große Konkurrenz, hat andererseits aber alles an Bord, was ein Privatnutzer braucht.

Individualität

Viele Pluspunkte kann Thunderbird bei den Privatnutzern vor allem durch die Möglichkeit sammeln, den Mail-Client bis ins kleinste Detail an die eigenen Vorstellungen anzupassen. Neben einer Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten, die das Verhalten des Programms betreffen, kann auch das Aussehen von Thunderbird mit Skins und Themes individuell geändert werden. Mittlerweile wird Thunderbird von Mozilla zwar nicht mehr offiziell weiterentwickelt, dafür sorgt die aktive Nutzergemeinschaft für ständige Aktualisierungen und Verbesserungen.

Opera Mail

Das Programm Opera Mail ist ein gutes Beispiel dafür, dass Mail-Clients nicht immer entweder überladen und kompliziert oder altmodisch wirken müssen. Die Benutzeroberfläche von Opera Mail ist sehr aufgeräumt und minimalistisch, wirkt aber durchaus modern und vor allem durchdacht. Hier haben sich die norwegischen Entwickler wohl vom Design des ebenfalls sehr modern daher kommenden Internetbrowsers Opera inspirieren lassen.

Moderne Funktionen

Obwohl Opera Mail auf den ersten Blick sehr minimalistisch wirkt, verfügt das Programm doch über sämtliche Funktionen, die bei einem Mail-Client heute zum guten Ton gehören. Dazu gehört vor allem die Möglichkeit, einzelne Konversationen als Threads darzustellen, um stets einen Überblick über den bisherigen Gesprächsverlauf zu haben. Die ohnehin schon sehr übersichtliche Benutzeroberfläche wirkt zudem gleich noch aufgeräumter, wenn das Tab-Feature genutzt wird. Wie bei einem modernen Internetbrowser können mehrere E-Mails damit im selben Fenster aber in verschiedenen Tabs dargestellt werden, was die Organisation enorm erleichtert.

Ordnung im Posteingang

Gerade wenn Sie jeden Tag viele E-Mails erhalten, ist ein Mail-Client mit konfigurierbaren Filtern unverzichtbar. Opera Mail bietet neben diesen Filtern auch die Möglichkeit, den einzelnen Postfächern verschiedene Farben zuzuweisen. Dadurch haben Sie stets den Überblick, selbst einer großen Anzahl von täglichen E-Mails.

Windows Live Mail 2012

Während Microsoft Outlook das Flaggschiff des amerikanischen Computerriesen in Sachen E-Mail-Clients ist, bietet der Konzern seit Windows 7 das kostenlose Programm Windows Live Mail 2012 an. Es ersetzt die kostenlose Outlook Variante Outlook Express, bietet dem Nutzer aber ähnliche Funktionen.

Fokus auf Sicherheit

Ein großer Vorteil von Windows Live Mail 2012 gegenüber vielen anderen kostenlosen E-Mail-Clients ist die Erfahrung, die Microsoft in Sachen Internetsicherheit hat und in diesem Programm voll zu Geltung bringt. So verfügt Windows Live Mail 2012 nicht nur über den obligatorischen Spamfilter, sondern wehrt darüber hinaus auch noch per E-Mail verschickte Viren und Trojaner sowie Phishing-Angriffe ab. Wenn Sie also auf der Suche nach einem einfachen aber sehr sicheren Mail-Client sind, sollten Sie Windows Live Mail 2012 einmal testen.

Zusätzliche Funktionen

Trotz seines Namens ist das Programm Windows Live Mail 2012 nicht nur für das Erstellen, Empfangen und Versenden von E-Mails zu gebrauchen. Stattdessen liefert Microsoft viele Funktionen seines übrigen kostenlosen Sortiments gleich mit. Beispielsweise sind die Funktionen des Windows Live Messengers bereits integriert, darüber hinaus kann das Programm auch zur Verwaltung von RSS-Feeds genutzt werden. Auch der MSN-Kalender kann direkt aus dem Client genutzt werden.

IncrediMail

Während viele andere E-Mail-Clients die Nutzer vor allem mit zahlreichen Funktionen und Technik beeindrucken wollen, appelliert die Software IncrediMail an die kreative Ader der Internetnutzer. Vergleichen mit der Konkurrenz bietet IncrediMail unerreicht viele Möglichkeiten zur Gestaltung und Individualisierung persönlicher E-Mails. Dementsprechend richtet sich das Angebot auch weniger an professionelle Nutzer als viel mehr an junge Menschen, die die ersten Erfahrungen im Internet machen und Familien.

Kreative E-Mails erstellen

Die meisten E-Mails kommen optisch sehr unspektakulär mit schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund daher. Manche Nutzer wählen noch eine individuelle Schriftfarbe oder Schriftart, das war es dann aber in der Regel schon mit E-Mails und Kreativität. Mit IncrediMail können Sie Ihre E-Mails dagegen so richtig aufpeppen. Neben unzähligen Hintergrundmotiven stehen eine ganze Armada von Emoticons und lustigen Animationen zur Verfügung. Ein Horror für Geschäftsleute, aber viel Spaß für junge Menschen und Familien.

Sonstige Funktionen

Als E-Mail-Client, der sich hauptsächlich an Kinder und Jugendliche richtet, verfügt IncrediMail natürlich auch über wirkungsvolle Funktionen zum Jugendschutz. So können die Eltern etwa festlegen, ob ihr Kind überhaupt alleine E-Mails senden und empfangen darf, selbst einzelne Adressen können gesperrt oder freigegeben werden. Ebenfalls sehr praktisch sind die sogenannten Melder, kleine Animationen die meist in Form eines Tieres oder einer Comicfigur auf dem Bildschirm auftauchen und den Nutzer auf neue E-Mails aufmerksam machen.

Pegasus Mail

Der kostenlose E-Mail-Client Pegasus Mail ist vor allem bei Systemadministratoren und PC-Tüftlern sehr populär, denn er bietet dem Nutzer viele Einstellungsmöglichkeiten, auch wenn dieser dafür auf die Bequemlichkeit anderer Programme, wie etwa Microsoft Outlook, verzichten muss.

Maus oder Tatstatur

Eines der Prinzipien von Pegasus Mail ist die vollständige Bedienbarkeit des Programms alleine mit der Maus oder mit der Tatstatur. So können einzelne E-Mails bequem per Drag & Drop in die gewünschten Ordner verschoben werden, ohne diesen Aktionen mit der Tatstatur bestätigen zu müssen. Umgekehrt ist es jedoch auch möglich, Pegasus Mail alleine mit Tastaturkürzeln und Befehlszeilen zu steuern, ohne die Maus zu benötigen.

Mobiler Einsatz

Pegasus Mail ist auch perfekt für den mobilen Einsatz auf einem USB-Stick geeignet. Das Programm kann binnen Sekunden auf einem solchen Wechseldatenträger installiert und dann ohne weitere Installation auf jedem Computer mit USB-Anschluss ausgeführt werden. Dabei spielt es auch keine Rolle, auf welchem Laufwerksbuchstaben Pegasus Mail im Computer angezeigt wird. Die Software lässt sich jederzeit starten und kann dann über die Internetverbindung des Computers mit einem Mailserver kommunizieren.

Foxmail

Der kostenlose Mail-Client Foxmail wurde ursprünglich in China entwickelt, kann sich mittlerweile aber auf eine internationale Gemeinschaft von Fans und Entwicklern verlassen, die das Programm ständig weiterentwickeln. Foxmail ist für die Betriebssysteme Windows und Mac OSX erhältlich.

Originelles Design

Bereits beim ersten Start der Software fällt das ausgefallene Design von Foxmail auf. Statt der dunkelgrauen Windows Fenster oder der hellgrauen Fenster auf Mac OSX bekommt der Nutzer hier eine komplett neu designte Benutzeroberfläche zu sehen, die gleichzeitig sehr übersichtlich und absolut modern wirkt. Tatsächlich ist es den Entwicklern gelungen, eine grafische Oberfläche zu entwickeln, die sowohl auf Windowsrechnern wie auch auf Macs durchaus auffällt, sich aber dennoch gut in das jeweilige System einfügt.

Gute Performance

Neben dem frischen Design legten die Entwickler auch großen Wert auf die Stabilität der Software. Angeblich soll Foxmail auch mit Millionen von E-Mails gleichzeitig problemlos fertig werden. Allerdings werden wohl nur die wenigsten Nutzer tatsächlich in die Verlegenheit kommen, dieses Versprechen einem Test unterziehen zu müssen. Auch für die Verwaltung und Organisation der E-Mails bietet Foxmail jede Menge Funktionen. Hier ist vor allem die Konversationsansicht zu nennen, bei der die bisherige Korrespondenz mit einer bestimmten Adresse übersichtlich als Thread dargestellt wird.

Evolution

Evolution ist ein Open Source Projekt für die Betriebssysteme Windows und Mac OSX, das kostenlos heruntergeladen werden kann. Im Bereich der Kommunikation mit Mail Servern bietet Evolution eine ganze Reihe von Zusatzfunktionen, die für kostenlose E-Mail-Clients eher unüblich sind.

Verbindung mit Exchange

Das Mailserverprogramm Microsoft Exchange richtet sich in erster Linie an professionelle Nutzer und unterstützt diese bei der Vernetzung und Organisation von Arbeitsabläufen im Unternehmen. Dementsprechend waren E-Mail-Clients mit Unterstützung für Exchange lange Zeit kostenpflichtig. Mit diesem Grundsatz machte Evolution als eines der ersten Mailprogramme Schluss.

OpenSource Alternative

Der Funktionsumfang von Evolution kann durch verschiedene Plugins erweitert werden. Diese Zusatzprogramme sind ebenso wie Evolution selbst OpenSource, also kostenlos und unabhängig. Damit bietet Evolution Geschäftsleuten, die gerne freie Software nutzen würden, aber bisher nicht auf die Produktivitätsfunktionen kommerzieller Software verzichten konnten, eine verlockende Alternative, ganz auf OpenSource Produkte umzusteigen. Zwar mag Evolution derzeit noch nicht dazu in der Lage sein, in sehr großen Firmen produktiv genutzt zu werden, für kleinere Betriebe reicht der Funktionsumfang jedoch allemal.

Revolver Mail

Revolver Mail ist ein kleines aber sehr leistungsstarkes E-Mail-Programm, das den Fokus vor allem auf die Vernetzung und Kommunikation zwischen Teammitgliedern in Unternehmen legt. Mit Revolver Mail können beispielsweise komplexe Projekte im Team organisiert und erledigt werden.

Alles vernetzt

Revolver Mail erlaubt es dem Nutzer, einzelne E-Mail-Konten bis zu zehn verschiedenen Nutzern zuzuweisen. Die E-Mails können nach Projekten oder anderen Faktoren sortiert werden, auch die gemeinsame Arbeit an einem Terminkalender im Netzwerk ist mit Revolver Mail kein Problem. Damit bietet das Programm viele Funktionen, für die normalerweise die Anschaffung einer kostenpflichtigen Microsoft Exchange Lizenz nötig wäre, kostenlos an.

Perfekt informiert

Revolver Mail versteht sich aufgrund seiner vielfältigen Einsatzmöglichkeiten auch nicht als reiner E-Mail-Client, sondern vielmehr als Personal Information Manager, kurz PIM. Auch alltägliche Arbeitsabläufe im Unternehmen können direkt in Revolver Mail durchgeführt werden. So können Mails beispielsweise mit Markierungen versehen an den Sender zurückgeschickt und zur Wiedervorlage vorgemerkt werden.

Eudora

Eudora ist ein E-Mail-Client, der vor allem zu Beginn des neuen Jahrtausends große Erfolge feiern konnte, mittlerweile jedoch nicht mehr weiterentwickelt wird. Dennoch können die bisherigen Versionen nach wie vor heruntergeladen und genutzt werden.

Unabhängig vom PC

Zu den großen Nachteilen von E-Mail-Clients gegenüber Webmaillösungen gehört der Umstand, dass die Software in der Regel an den jeweiligen PC gebunden ist. Möchten Sie Ihre E-Mails also an einem anderen Rechner abholen, auf dem die Software nicht installiert ist, bleibt Ihnen nur noch die Webmail-Oberfläche. Eudora umgeht dieses Problem, indem das Programm auf die Notwendigkeit einer Installation ganz verzichtet. Stattdessen kann Eudora von jedem USB-Stick auf jedem beliebigen Rechner gestartet werden.

Freie Formatierung

Darüber hinaus gehörte der E-Mail-Editor von Eudora zu den leistungsstärksten unter den kostenlosen E-Mail-Clients. Texte in den Mails konnten quasi nach Belieben und frei formatiert werden, darüber hinaus standen dem Nutzer eine ganze Reihe von Emoticons, Animationen und Grafiken zur Verfügung, die bisher eher von Chat-Messengern bekannt waren.

Postbox Express

Postbox Express ist eine im Funktionsumfang eingeschränkte, kostenlose Version der kommerziellen E-Mail-Software Postbox. Postbox ist vor allem auch Macs weit verbreitet und bietet dort wesentlich mehr Funktionen als das mit jedem Mac ausgelieferte Apple Mail. Auch für Windows ist eine Version erhältlich.

In der kostenlosen Version Postbox Express erhalten die Nutzer bereits alle Funktionen, die zum Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Mails benötigt werden. Lediglich bezüglich der Verwaltung von E-Mails sind die Funktionen von Postbox Express gegenüber der kostenpflichtigen Version stark beschnitten. So ist es zum Beispiel nicht möglich, nach Dateianhängen oder einer bestimmten Adresse zu suchen. Auch die Funktionalität der Filter für eingehende Mails ist in der kostenlosen Version etwas reduziert. Dennoch reichen die Basisfunktionen zumindest für Nutzer, die lediglich private E-Mails senden und empfangen wollen, normalerweise völlig aus.

Tipps und Tricks

Die E-Mail ist für unser modernes Kommunikationsverhalten bereits so wichtig und unverzichtbar geworden, dass es eine Menge von Dingen gibt, die Sie beim Nutzen der digitalen Kommunikation unbedingt beachten sollten. Neben grundsätzlichen Dingen wie Etikette im E-Mailverkehr, etwa die richtige Anrede oder Grußformel, sind dabei vor allem die Sicherheitshinweise von entscheidender Bedeutung. Natürlich haben sich auch Hacker, Spammer, Betrüger und andere Straftäter die E-Mail längst für ihre Machenschaften zunutze gemacht.

Grundsätzliches Verhalten

Grundsätzlich gilt, dass Sie bei der Kommunikation über E-Mails niemals Details über sich preisgeben sollten, von denen Sie nicht wollen, dass sie auch eine fremde Person erfährt. Deshalb sollten Sie niemals Kreditkartennummern oder Passwörter über unverschlüsselte E-Mails übertragen. Das Risiko, aufgrund eines solchen Verhaltens Opfer einer Straftat im Internet zu werden, ist sehr hoch.

E-Mails richtig formatieren

Die meisten E-Mailclients bieten die Möglichkeit, den Inhalt einer E-Mail nach Belieben zu formatieren. In der Regel wird dazu die für die Darstellung von Webinhalten verwendete Designsprache HTML verwendet. Alternativ dazu können Sie Ihre E-Mails auch als reinen Text ohne jegliche HTML-Tags versenden. Doch wo liegen hier die Vor- und Nachteile?

Vorteile von HTML

Werden E-Mails mit HTML formatiert, hat der Absender eine viel größere Auswahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Von ausgefallen Schriftarten und Farben bis hin zu aufwendigen Grafiken und Animationen ist hier alles möglich. Außerdem können Grafiken mit HTML direkt in den Text eingebunden werden. Für den Empfänger wird die Mail dann quasi wie eine Internetseite berechnet und angezeigt.

Nachteile von HTML

Das Problem an der Mailformatierung mit HTML ist jedoch, dass nicht jeder Empfänger dazu in der Lage ist, HTML E-Mails zu empfangen. Je nachdem welche Software und Einstellungen der Empfänger nutzt, wird die Mail deshalb möglicherweise falsch dargestellt. Auch sollten die Sicherheitsrisiken, die von HTML Mails ausgehen, nicht unterschätzt werden. So können Straftäter beispielsweise Viren und Trojaner per HTML-Mails verschicken und ohne Wissen des Empfängers ausführen. Gerade im geschäftlichen Bereich sollten Sie deshalb nach Möglichkeit auf HTML verzichten und Ihre Mails stattdessen im Nur-Text-Format versenden.

Schutz vor Spam und Viren

So viele positive Veränderungen die E-Mail auch in unser Leben gebracht hat, zu den größten Seuchen der digitalen Welt gehört wohl der sogenannte Spam. Es wird davon ausgegangen, dass die überwiegende Mehrheit der weltweit verschickten E-Mails heute aus Spam besteht. Ohne einen leistungsstarken Filter kann der Posteingang da schnell vor lauter unerwünschter Werbung und Schädlingen überquellen, an produktive Arbeit ist dann nicht mehr zu denken.

Deshalb ist das oberste Gebot beim Umgang mit E-Mails die Vorsicht. Beispielsweise sollten Sie Ihre Adresse niemals im Klartext im Internet veröffentlichen. Denn Straftäter arbeiten mittlerweile mit Programmen, die das ganze Internet nach E-Mailadressen absuchen, die dann mit Spam und Viren bombardiert werden. Melden Sie sich mit Ihrer Adresse auch nur auf Seiten an, deren Betreiber Sie vertrauen. Ein weiterer wichtiger Tipp bezieht sich auf E-Mailanhänge. Diese sollten Sie niemals öffnen, wenn Sie die Quelle nicht kennen. Auch das Deaktivieren von HTML im E-Mailclient kann Ihr Risiko, zum Opfer einer Netzattacke zu werden, deutlich reduzieren.

Empfangs- und Lesebenachrichtigung

Beim Versenden von E-Mails haben Sie die Möglichkeit, eine Empfangsbenachrichtigung anzufordern. Diese wird Sie darüber informieren, wenn die Zustellung der E-Mail zum Empfänger gelungen ist. Voraussetzung ist jedoch, dass der Empfänger diese Möglichkeit selbst aktiviert hat. Aus einer Empfangsbestätigung kann jedoch nicht abgeleitet werden, dass der Empfänger die Mail auch gelesen hat. Hierfür benötigen Sie eine Lesebenachrichtigung, die zwar in vielen Firmen verwendet werden, im privaten Mailverkehr jedoch sehr unüblich sind.

Anfordern der Empfangsbestätigung

Bei den meisten Clients können Sie für jede Mail separat festlegen, ob eine Empfangsbestätigung angefordert werden soll, oder nicht. In der Regel finden Sie diesen Befehl unter dem Menüpunkt Optionen oder Einstellungen. Andere Clients bieten diese Option auch direkt im Erstellungsfenster einer neuen E-Mail, etwa als Checkbox.

Versenden einer Empfangsbestätigung

Normalerweise wird der Empfänger einer Mail mit Empfangsbestätigung darüber informiert, dass eine solche angefordert wurde. Nun hat er die Möglichkeit, die Empfangsbestätigung entweder wie gefordert an den Versender zu schicken oder abzulehnen. In letzterem Fall erfährt der Versender der E-Mail nichts vom Empfang. Viele Clients bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Regeln für den Versand von Empfangsbestätigungen in den Einstellungen festzulegen.

Persönliche Signatur einrichten

Signaturen sind Bestandteile einer E-Mail, die automatisch an das Ende jeder neuen Mail gehängt werden, ohne dass der Verfasser diese ständig neu eintippen muss. Signaturen werden deshalb vor allem im beruflichen Mailverkehr sehr häufig verwendet. So bietet es sich beispielsweise an, die eigenen Kontaktinformationen in einer Signatur zu speichern und dem Kunden dadurch in jeder Mail zukommen zu lassen. Aber auch für den privaten Bereich bietet die persönliche Signatur viele interessante Möglichkeiten, so können Sie Ihren Mails mit einem Zitat aus Ihrem Lieblingsfilm beispielsweise eine persönliche Note verleihen.

Alle heute erhältlichen Clients und Webmail Provider unterstützen Funktionen zur Einrichtung einer persönlichen Signatur. In der Regel wird diese in ein Textfeld getippt und kann individuell formatiert werden. Allerdings bieten einige E-Mail-Programme hier auch Zusatzfunktionen wie die Auswahl, für welche Mails die jeweilige Signatur verwendet werden soll.

Weiterleitung an eine neue E-Mailadresse

Der Wechsel auf eine neue E-Mailadresse bringt ähnliche Probleme und Unannehmlichkeiten mit sich wie der Wechsel der Telefon- oder Handynummer. Natürlich wäre es möglich, das Adressbuch der alten Adresse zum neuen Anbieter zu importieren und dann eine Mail von der neuen Adresse an alle Kontakte zu schreiben. Damit wäre jedoch nicht garantiert, dass diese die Mail auch lesen und die neue Adresse speichern. Viel praktischer wäre es deshalb, die alte Adresse zusätzlich zur neuen Adresse im gleichen Konto nutzen zu können.

Wie Sie eine Weiterleitung einrichten, ist im Detail von Provider zu Provider und Client zu Client unterschiedlich. Falls Sie die entsprechenden Einstellungen nicht auf Anhieb finden, tippen Sie einfach Weiterleitung in die Hilfe ein. Grundsätzlich funktioniert die Weiterleitung jedoch bei allen Anbietern gleich. Für die alte E-Mailadresse wird eine neue Zieladresse festgelegt, unter der dann alle Mails an die alte Adresse eingehen. Darüber hinaus ist es möglich, mit dem neuen Konto Mails über die alte Adresse zu versenden. Mittlerweile setzen immer mehr Webmail Provider auf die Kombination verschiedener Adressen unter einem Account. So ist es beispielsweise mit Outlook.com möglich, sämtliche E-Mailadressen dort zusammenzuführen.

Auswahl der E-Mailadresse

Zu den Vorteilen der E-Mail gehört es, dass Sie sich die Adresse als Nutzer mehr oder weniger frei aussuchen können. Nutzen Sie beispielsweise ein kostenloses Free Mail Angebot, wird Ihre Mail Adresse sehr wahrscheinlich das Format [email protected] haben, wobei Sie den Namen vor dem @ frei wählen können, während der Teil danach vom Provider vorgegeben wird. Mieten Sie sich dagegen kostenpflichtig eine eigene Domain, können Sie die gesamte Adresse frei bestimmen.

Zur Auswahl von E-Mailadressen gibt es keine festen Regeln. Manche Nutzer bevorzugen ihren richtigen Namen mit Geburtsjahr, andere wählen irgendwelche Fantasienamen aus. Obwohl beide Möglichkeiten durchaus ihre Berechtigung haben, sollten Sie doch ein paar Dinge bei der Auswahl der Adresse beachten, insbesondere was den Zweck der Mails angeht. Nutzen Sie die Adresse zum Beispiel hauptsächlich beruflich, sollten Sie auf unseriöse und vermeintlich lustige Namen verzichten und lieber seriös mit Vor- und Zunamen auftreten. Noch viel wichtiger ist die Beachtung dieser Regel natürlich bei Bewerbungen per E-Mail. Ansonsten sind Ihrer Fantasie bei der Namenswahl vor allem für private Korrespondenz keine Grenzen gesetzt.

Getrennte Adressen für berufliche und private E-Mails

Gerade im Internet sollten Sie strikt zwischen beruflicher und privater Kommunikation trennen. Es ist deshalb sehr empfehlenswert, jeweils sowohl eine berufliche als auch eine private Adresse zu nutzen. Das erleichtert Ihnen einerseits die Übersicht und verhindert peinliche Verwechslungen, bei denen der Chef aus Versehen die E-Mail erhält, die eigentlich für die Freundin gedacht war.

Risiko verteilen

Darüber hinaus dürfen Sie niemals das Risiko unterschätzen, dass Ihr E-Mailkonto zum Ziel einer Hackerattacke wird. Wenn die Angreifer dann Ihre Adresse zum Versenden von Spam an alle Kontakte nutzen, wirkt das vor allem im beruflichen Bereich, etwa auf Kunden, sehr unprofessionell. Mit zwei Konten trennen Sie beide Bereiche sauber voneinander ab und ein Zwischenfall auf einem Konto wirkt sich nicht automatisch auf das andere aus.

Verschiedene Passwörter

Das Konzept der Risikoverteilung kann natürlich nur dann gelingen, wenn Sie den Angreifern ihre Arbeit nicht zu leicht machen. Deshalb sollten Sie auf keinen Fall das gleiche Passwort für mehr als ein Konto nutzen. Auch bei der Auswahl der jeweiligen Passwörter sollten Sie sorgfältig sein. Passwörter, die aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen, sind viel sicherer als Wörter, die in jedem Wörterbuch stehen.

Wegwerf-E-Mailadressen einrichten und nutzen

Eine E-Mailadresse ist nicht nur unbedingte Voraussetzung für die Teilnahme an der schnellen und digitalen Kommunikation. Über die Jahre wurden die zig Milliarden Mailadressen auf der Welt immer mehr zur heiß begehrten Ware. Firmen haben sich mittlerweile darauf spezialisiert, E-Mailadressen zu sammeln und zu Werbezwecken zu verkaufen. Deshalb laufen Sie jedesmal, wenn Sie Ihre Adresse im Internet eingeben Gefahr, mit Werbung und Spam zugemüllt zu werden.

E-Mailadressen zum Wegwerfen

Deshalb gibt es seit einigen Jahren mehrere Anbieter mit einer cleveren Geschäftsidee. Statt eines permanenten E-Mailkontos eröffnet der Kunde einfach ein Konto, das nur für wenige Stunden existieren wird. Dieser Zeitraum reicht in der Regel, um die obligatorischen RegistrierungsE-Mails zu erhalten, die viele Foren oder Webdienstleister verwenden. Und da die Adresse später ohnehin aus dem Internet verschwindet, müssen sich die Nutzer auch keine Sorgen mehr wegen Spam und Hackern machen.

Wegwerf-E-Mail Anbieter

Bekannte Beispiele für Anbieter solcher WegwerfE-Mails sind etwa die deutschen Firmen WegwerfE-Mail.de, Eintagsmail.de und Spoofmail.de sowie der amerikanische Service Trash-Mail.com. Je nach Anbieter müssen sich die Nutzer zunächst permanent registrieren oder können sofort und ohne Anmeldung eine temporäre WegwerfE-Mail erstellen.

Fazit

Von Urlaubsgrüßen zwischen Oma und Enkeln bis hin zu den größten Firmen und Managern der Welt. Die durch die E-Mail ermöglichte weltweite Korrespondenz innerhalb von wenigen Sekunden hat das weltweite Kommunikationsverhalten grundlegend verändert. Um sinnvoll am Internet teilnehmen zu können, ist eine E-Mailadresse die absolute Grundvoraussetzung.

Risikobewusst mailen

Die vermeintliche Anonymität im Internet verleitet jedoch immer wieder Menschen dazu, bei E-Mails nicht die gleiche Sorgfalt walten zu lassen, wie im echten Leben. Dabei sind die Gefahren hier besonders groß. Ganze Banden von Hackern und Betrügern haben sich mittlerweile darauf spezialisiert, E-Mailnutzern erheblichen persönlichen und finanziellen Schaden zuzufügen. Dieser Gefahr begegnen Sie am besten, indem Sie mit Ihrer E-Mailadresse einfach vernünftig umgehen. Hierzu gehört auch, die Adresse niemals im Klartext online zu stellen.

Anbieter vergleichen

Auch der Vergleich der einzelnen Webmail Provider und E-Mailclients kann eine große Rolle für sicheres Mailen spielen. Wählen Sie zum Beispiel auf jeden Fall einen Provider oder eine Software, die über einen effektiven Spamschutz und weitere Sicherheitsvorkehrungen zur Abwehr von Viren und Phishing-Angriffen verfügt. Nutzen Sie nicht das gleiche Passwort für mehrere Konten und kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Anhänge, die Sie mit einer E-Mail erhalten haben, sollten Sie nur dann öffnen, wenn Sie die Quelle gut kennen und auf einen entsprechenden Anhang gewartet haben.

Nutzen Sie die Möglichkeiten

Wenn sie sich an diese Ratschläge halten, bewegen Sie sich auch bei E-Mails auf der sicheren Seite. Dann steht nichts mehr der Nutzung der vielen Möglichkeiten im Wege, die Ihnen E-Mails bieten. Ob Sie in ständigem Kontakt mit der entfernten Verwandtschaft bleiben wollen oder Brieffreunde im Ausland suchen, das Internet ist voll von aufgeschlossenen und netten Menschen. Ein guter Anlaufpunkt für das Knüpfen neuer Kontakte per Mail sind beispielsweise die verschiedenen kostenlosen Chaträume und Kontaktforen, die für jede Altersgruppe und jedes Interessengebiet angeboten werden.